Anwendungsfälle

Geschäftsprozesse automatisieren: sechs Anwendungsfälle

Die folgenden Szenarien beschreiben Geschäftsprobleme, wie sie in vielen Betrieben vorkommen, und wie sich jedes lösen lässt. Es sind Beispiele zur Orientierung, keine Kundenprojekte. Welche Lösung in Ihrem Fall passt, zeigt erst der Blick auf Ihren Ablauf.

Kostenfreies Erstgespräch anfragen

Auftragseingang automatisieren

Ausgangslage: Bestellungen kommen per E-Mail, Formular und Telefon. Eine Person liest sie, tippt sie ins Auftragssystem und schreibt dem Kunden eine Bestätigung. Fehlt eine Angabe, geht der Vorgang zurück, und keiner sieht, wie viele Aufträge gerade offen sind.

Möglicher Weg: Ein einheitlicher Eingang, der Pflichtangaben gleich abfragt, Aufträge direkt im System anlegt und die Bestätigung selbst verschickt. Zu klären ist vorher, ob das Auftragssystem eine Schnittstelle bietet und welche Fälle weiterhin ein Mensch prüfen soll.

Rechnungsprozesse ohne Abtippen

Ausgangslage: Eingangsrechnungen landen als PDF im Postfach, werden ausgedruckt, abgezeichnet und in der Buchhaltung erfasst; ausgehende Rechnungen entstehen in einem anderen Programm als die Aufträge.

Möglicher Weg: Elektronische Rechnungen werden als Daten übernommen, Freigaben laufen digital, und ausgehende Rechnungen entstehen aus dem abgeschlossenen Auftrag. Zu klären ist, welche Formate die Buchhaltungssoftware lesen kann und was die Steuerberatung zur Aufbewahrung vorgibt.

CRM und ERP verbinden

Ausgangslage: Der Vertrieb pflegt Kontakte und Angebote im CRM, die Abwicklung läuft im ERP. Wird ein Angebot angenommen, legt jemand Kunde und Auftrag im zweiten System noch einmal an, und Änderungen an der Anschrift kommen nur in einem der beiden an.

Möglicher Weg: Eine Systemintegration, die gewonnene Angebote als Auftrag übergibt und Stammdaten in eine festgelegte Richtung abgleicht. Zu klären ist, welches System für welche Daten führend ist und wie Konflikte behandelt werden.

Dokumente mit KI verarbeiten

Ausgangslage: Lieferscheine, Aufmaße oder Antragsformulare kommen als Scan oder Foto. Ihre Angaben werden von Hand in Listen oder Programme übertragen, oft erst Tage später.

Möglicher Weg: Ein Verfahren der künstlichen Intelligenz liest die Angaben aus, schlägt sie zur Bestätigung vor und legt das Dokument am richtigen Vorgang ab. Zu klären ist an echten Beispielen, wie zuverlässig die Erkennung bei Ihren Dokumenten ist, welcher Dienst die Daten verarbeitet und welche laufenden Gebühren er berechnet.

Weniger Rückfragen durch einen Kundenzugang

Ausgangslage: Kunden fragen per Telefon und E-Mail nach dem Stand ihres Auftrags, nach Rechnungskopien und nach Unterlagen, und jede Antwort kostet eine Suche.

Möglicher Weg: Ein geschützter Zugang, in dem Kunden diese Angaben selbst finden, gespeist aus den Systemen, die sie ohnehin enthalten. Zu klären ist, welche Daten Kunden sehen dürfen, wie sie sich anmelden und wer den Zugang betreut.

Altanwendung modernisieren

Ausgangslage: Ein selbst geschriebenes Programm oder eine große Tabelle mit Makros trägt einen wichtigen Ablauf. Es läuft nur auf einem Rechner, die Person, die es gebaut hat, ist nicht mehr im Betrieb, und jede Änderung ist ein Risiko.

Möglicher Weg: erfassen, was die Anwendung leistet, die Daten sichern und übernehmen, dann den Funktionsumfang in eine wartbare Lösung überführen, ob eine fertige Software oder eine Neuentwicklung. Zu klären ist, welche Funktionen wirklich genutzt werden und welche Daten aufbewahrt werden müssen.

Ratgeber

Weitere Seiten

Erstgespräch

Anfrage

Kostenfreies Erstgespräch anfragen

Beschreiben Sie kurz das Geschäftsproblem und die Systeme, mit denen Sie heute arbeiten. Wir melden uns für ein kostenfreies Erstgespräch per Video; passt danach eine Analyse oder Umsetzung, bekommen Sie ein schriftliches Angebot.

Nach dem Absenden bekommen Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst nach Ihrer Bestätigung bearbeiten wir die Anfrage.

Lieber direkt? E-Mail an kontakt@it-beratung.nrw oder Anruf unter +49 1515 63 7171 5.