Standardsoftware oder eigene Software: so entscheiden Sie

Drei Möglichkeiten

• Standardsoftware: ein Programm, das für viele Betriebe gebaut ist und das Sie nutzen, wie es ist, meist gegen eine Lizenz oder ein Abo.
• Angepasste Standardsoftware: dasselbe Programm, ergänzt um Einstellungen, Erweiterungen oder Verbindungen zu Ihren anderen Programmen.
• Eigene Software: eine Anwendung, die für Ihren Ablauf entwickelt wird und genau das tut, was Sie brauchen.

Oft lohnt es, die mittlere Möglichkeit zuerst zu prüfen: Deckt das fertige Programm den Großteil ab, schließt eine kleine Ergänzung die Lücke.

Wann Standardsoftware passt

Fertige Programme sind stark, wo ein Ablauf in vielen Betrieben gleich läuft: Buchhaltung, Lohnabrechnung, E-Mail, Kalender, Dateiablage. Ein solches Programm wird für alle Kunden zugleich weiterentwickelt, und bei Lohn und Buchhaltung ist es ein Vorteil, wenn neue gesetzliche Vorgaben dort einmal für alle eingearbeitet werden. Ob der Hersteller das zusagt, gehört zu den Fragen vor dem Kauf.

Für solche Aufgaben ist eine eigene Entwicklung selten sinnvoll. Wenn Ihr Ablauf dort vom Üblichen abweicht, lohnt es oft mehr, den Ablauf an das Programm anzupassen als umgekehrt.

Wann eine eigene Software sinnvoll sein kann

Für eine eigene Lösung sprechen vor allem diese Fälle:

• Der Ablauf ist das, was Ihren Betrieb von anderen unterscheidet, und fertige Programme zwingen zu Umwegen.
• Mehrere Programme müssen zusammenarbeiten, und heute verbindet sie eine Person, die Angaben überträgt.
• Kunden, Partner oder Mitarbeitende im Außendienst sollen einen eigenen Zugang mit genau zugeschnittenen Funktionen bekommen.
• Für die Aufgabe gibt es keine passende fertige Lösung oder nur eine, die weit mehr kostet und kann, als Sie brauchen.

Dagegen spricht, wenn sich die Anforderungen noch nicht beschreiben lassen. Dann ist zuerst der Ablauf zu klären, bevor über Software entschieden wird.

Was bei jeder Wahl zu klären ist

Daten: Lassen sich alle Ihre Daten in einem verbreiteten Format wieder herausholen, wenn Sie wechseln wollen? Diese Frage gehört vor jeden Vertrag, bei fertiger wie bei eigener Software.

Datenschutz: Verarbeitet ein Anbieter personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, etwa bei Software aus der Cloud, darf er nach Art. 28 Abs. 1 DSGVO nur eingesetzt werden, wenn er hinreichende Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bietet. Grundlage der Verarbeitung ist nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO ein Vertrag, der unter anderem Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung festlegt.

Rechte: Bei einer eigenen Software legt der Vertrag fest, welche Nutzungsrechte Sie erhalten. Das Urheberrecht unterscheidet das einfache Nutzungsrecht, das eine Nutzung durch andere nicht ausschließt, und das ausschließliche, das alle anderen ausschließt (§ 31 Abs. 2 und 3 UrhG). Welche Art Sie brauchen, etwa wenn die Software später weiterverkauft oder von einem anderen Dienstleister weiterentwickelt werden soll, gehört vor Beginn ins Angebot.

Betrieb: Wer spielt Updates ein, wer behebt Fehler, und was geschieht, wenn der Anbieter oder Entwickler nicht mehr verfügbar ist?

Wenn ein Programm abgelöst wird

Steuerlich wichtige Unterlagen, die digital aufbewahrt werden, müssen nach § 147 Abs. 2 AO während der ganzen Aufbewahrungsfrist verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können. Das gilt auch für Daten aus einem Programm, das nicht mehr genutzt wird.

Für den Systemwechsel sieht § 147 Abs. 6 AO eine Erleichterung vor: Sofern noch keine Außenprüfung begonnen hat, genügt es nach Ablauf des fünften Kalenderjahres nach der Umstellung, die Daten auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger vorzuhalten. Bis dahin muss der Zugriff auf die alten Daten gesichert sein. Wie das in Ihrem Fall aussieht, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Eine kurze Entscheidungshilfe

• Lässt sich der Ablauf mit einem fertigen Programm ohne ständige Umwege erledigen? Dann ist Standardsoftware meist die bessere Wahl.
• Fehlt nur eine Verbindung oder eine einzelne Funktion? Dann zuerst prüfen, ob eine Ergänzung genügt.
• Ist der Ablauf Ihr Unterscheidungsmerkmal oder verbindet heute eine Person mehrere Programme von Hand? Dann eine eigene Lösung durchrechnen.
• Sind Datenausfuhr, Datenschutzvertrag, Nutzungsrechte und Betrieb geklärt, bevor unterschrieben wird?

Wie sich die Kosten der Möglichkeiten vergleichen lassen, zeigt der Ratgeber „Lohnt sich eine eigene Software? So rechnen Sie“.