Digitalisierungsberatung: erst das Geschäftsproblem, dann die Technik

Prozessanalyse

Grundlage ist das Gespräch mit den Personen, die einen Ablauf täglich erledigen, nicht nur mit der Geschäftsführung. Für jeden Schritt wird festgehalten, wer ihn macht, mit welchem Werkzeug, wie oft er vorkommt, wie lange er ungefähr dauert und worauf gewartet wird.

Dabei fallen die üblichen Zeitfresser auf: Bestellungen, die aus E-Mails abgetippt werden; Unterlagen, die an fünf Orten liegen; Stundenzettel, die am Monatsende eingesammelt werden; Tabellen, die neben der eigentlichen Software geführt werden. Jede Stelle, an der eine Angabe vom Papier ins Programm oder von einem Programm ins nächste wandert, ist ein Medienbruch und kostet bei jedem Vorgang Zeit.

Abläufe digital neu ordnen

Aus der Aufnahme entsteht ein Soll-Konzept: welche Schritte entfallen, wo Angaben nur noch einmal erfasst werden, welche Systeme Daten austauschen und welche Aufgaben ohne Zutun ablaufen können, etwa Erinnerungen, Auswertungen oder der Versand von Unterlagen.

Nicht jede Verbesserung braucht neue Software. Manchmal genügt eine Funktion, die im vorhandenen Programm nur nicht eingeschaltet ist, eine Vorlage oder eine klare Zuständigkeit.

Architektur- und Technologieberatung

Wenn mehrere Systeme beteiligt sind, entscheidet die Architektur darüber, ob die Lösung in drei Jahren noch wartbar ist. Geklärt wird, welches System für welche Daten führend ist, wie die Systeme verbunden werden, wer Zugriff bekommt und was passiert, wenn eines davon ausfällt oder ersetzt wird.

Dazu gehört die Frage nach Standardsoftware oder eigener Entwicklung. Ist eine fertige Lösung wirtschaftlicher und leichter zu warten, lautet die Empfehlung, sie zu nutzen; eine eigene Software kommt in Betracht, wo genau der Ablauf, der Ihren Betrieb ausmacht, sonst nur mit Umwegen abzubilden wäre.

Machbarkeit prüfen

Vor einer Entwicklung wird geprüft, was sie voraussetzt: Bieten die vorhandenen Programme eine Schnittstelle, liegen die Daten in brauchbarer Qualität vor, und welche Kosten entstehen laufend für Server, Lizenzen oder angebundene Dienste? Ebenso wird grob durchgerechnet, wie viele Stunden der heutige Ablauf im Jahr bindet und was die neue Lösung einmalig und laufend kostet, mit Ihren eigenen Zahlen.

Cloud oder eigener Server

Ob eine Anwendung als Dienst aus der Cloud, auf einem gemieteten Server oder im eigenen Haus läuft, entscheiden Datenschutz, Verfügbarkeit, Zugriff von unterwegs und die laufenden Kosten. Die Beratung stellt die Möglichkeiten für Ihren Fall nebeneinander, damit die Entscheidung nicht vom ersten Angebot abhängt, das auf dem Tisch liegt.

Wie die Beratung abläuft

Den Einstieg bildet oft der IT-Check zum Festpreis: bis zu vier Stunden Bestandsaufnahme bei Ihnen vor Ort mit kurzem schriftlichem Bericht. Die weitere Beratung wird nach Aufwand abgerechnet, vor Ort oder per Fernzugriff; für einen Fernzugriff stellen Sie die Zugänge bereit und sichern Ihre Daten vorher. Was dabei über Ihre Systeme und Ihren Betrieb bekannt wird, bleibt vertraulich.

Die Entscheidungen treffen Sie. Umsetzen können Sie selbst, mit einem anderen Dienstleister oder mit ARENJA.

Häufige Fragen