Lohnt sich eine eigene Software? So rechnen Sie

Der Grundgedanke

Verglichen wird, was ein Ablauf heute kostet, mit dem, was er mit der neuen Lösung kostet, einschließlich der Kosten für die Lösung selbst. Wichtig ist, über denselben Zeitraum von mehreren Jahren zu rechnen. Eine Rechnung, die nur den Kaufpreis betrachtet, unterschätzt die laufenden Kosten; eine, die nur ein Jahr betrachtet, unterschätzt den Nutzen.

Schritt 1: Was der Ablauf heute kostet

Schreiben Sie für den Ablauf drei Werte auf, möglichst aus einer Strichliste über ein oder zwei Wochen:

• Minuten je Vorgang: Wie lange dauert ein Durchlauf, alle Beteiligten zusammengerechnet?
• Vorgänge je Monat: Wie oft kommt der Ablauf vor?
• Kosten je Arbeitsstunde: Was eine Stunde der beteiligten Personen den Betrieb kostet.

Daraus ergibt sich: Minuten je Vorgang mal Vorgänge je Monat mal zwölf, geteilt durch sechzig, ergibt die Stunden im Jahr. Diese Stunden mal die Kosten je Arbeitsstunde ergeben die Kosten des Ablaufs im Jahr.

Für die Kosten je Arbeitsstunde reicht der Bruttolohn allein nicht. Das Statistische Bundesamt weist die Arbeitskosten je geleistete Stunde als Summe aus Bruttoverdiensten und Lohnnebenkosten aus. Den Wert für Ihren Betrieb kann Ihnen die Lohnbuchhaltung oder die Steuerberatung nennen.

Schritt 2: Was sich ändert

Gehen Sie die Schritte des Ablaufs einzeln durch: Welche fallen mit der neuen Lösung weg, welche werden kürzer, welche bleiben? Setzen Sie nur an, was Sie begründen können. Eine Software, die das Abtippen von Bestellungen beendet, spart die Zeit fürs Abtippen, nicht die Zeit fürs Prüfen.

Rechnen Sie auch, was sich nicht in Arbeitszeit zeigt: Fehler, die heute nachgearbeitet werden müssen, Wartezeiten, in denen ein Auftrag liegen bleibt, Rückfragen von Kunden. Schätzen Sie diese Posten vorsichtig und kennzeichnen Sie sie als Schätzung.

Schritt 3: Was die Lösung kostet

Zu den einmaligen Kosten gehören:

• Konzept und Entwicklung oder Einrichtung der Software.
• Die Übernahme vorhandener Daten.
• Schulung und die Zeit, in der das eigene Team sich einarbeitet und parallel noch auf dem alten Weg arbeitet.

Laufend kommen hinzu: Betrieb auf einem Server oder in der Cloud, Wartung und Updates, Lizenzen für angebundene Dienste und Anpassungen, die nach dem Start gewünscht werden. Für eine fertige Software sehen die Posten ähnlich aus, nur verschiebt sich das Gewicht: weniger einmalig, mehr laufend, meist je Nutzer.

Schritt 4: Vergleichen und die Amortisation abschätzen

Stellen Sie für jede Möglichkeit, also heute, fertige Software und eigene Software, die Summe der Kosten über denselben Zeitraum gegenüber, etwa über drei oder fünf Jahre. Die Möglichkeit mit der niedrigsten Summe ist nicht automatisch die beste, aber sie ist der Ausgangspunkt für die Entscheidung.

Eine einfache Kennzahl ist die Amortisationsdauer: Sie zeigt, nach welcher Zeit eine Investition ihr eingesetztes Kapital wieder eingespielt hat. In ihrer einfachsten Form teilt man die einmaligen Kosten durch die jährliche Ersparnis abzüglich der laufenden Kosten. Die Methode hat Grenzen: Sie berücksichtigt nicht, was nach der Amortisation noch an Nutzen kommt, und sie bewertet eine Ersparnis in fünf Jahren genauso wie eine im ersten Jahr.

Was sich nicht in Stunden rechnen lässt

Manche Gründe für eine Software stehen in keiner Zeile der Rechnung: mehr Aufträge mit demselben Team bewältigen, Kunden schneller antworten, weniger abhängig von einer einzelnen Person sein, die als Einzige weiß, wie ein Ablauf funktioniert. Schreiben Sie diese Gründe neben die Rechnung, getrennt von den Zahlen. So bleibt erkennbar, was gemessen und was erhofft ist.

Häufige Rechenfehler

• Nur der Kaufpreis oder die Entwicklung wird angesetzt, die laufenden Kosten fehlen.
• Die gesamte Zeit des Ablaufs wird als Ersparnis gerechnet, obwohl Schritte bleiben.
• Die Zeit des eigenen Teams für Einführung und Einarbeitung fehlt.
• Die Kosten je Stunde enthalten nur den Bruttolohn.
• Fertige Software wird mit der heutigen Nutzerzahl gerechnet, obwohl der Betrieb wachsen soll.

Wer die Rechnung gemeinsam aufstellen möchte: In der Digitalisierungsberatung von ARENJA wird sie mit Ihren Zahlen für Ihren Ablauf durchgerechnet.