Abläufe digitalisieren: wo Sie anfangen

Beim Ablauf anfangen, nicht beim Programm

Wer mit der Suche nach Software beginnt, landet schnell bei Funktionslisten und Vorführungen. Was dabei fehlt, ist der Maßstab: Welches Problem soll das Programm eigentlich lösen? Diesen Maßstab liefert nur der Ablauf selbst, so wie er heute tatsächlich läuft, mit allen Umwegen und Ausnahmen.

Einen Ablauf auswählen

Gute Kandidaten für den Anfang erkennen Sie an diesen Merkmalen:

• Er kommt oft vor, täglich oder mehrmals pro Woche.
• Er geht durch mehrere Hände, etwa vom Büro zur Werkstatt und zurück.
• Angaben werden darin abgetippt oder von Papier übertragen.
• Er löst regelmäßig Rückfragen, Fehler oder Verzögerungen aus.
• Die Beteiligten ärgern sich darüber, ohne dass es jemand ändert.

Häufig sind das die Angebotserstellung, die Auftragsabwicklung, die Zeiterfassung oder der Eingang von Rechnungen. Nehmen Sie sich einen Ablauf vor, nicht drei.

Den Ablauf aufschreiben

Setzen Sie sich mit den Personen zusammen, die den Ablauf erledigen, und schreiben Sie jeden Schritt auf: was passiert, wer es macht, mit welchem Werkzeug und worauf gewartet wird. Ein Blatt Papier oder eine einfache Tabelle reicht.

Notieren Sie zu jedem Schritt eine grobe Dauer und wie oft er vorkommt. Wer es genauer wissen will, führt eine oder zwei Wochen lang eine Strichliste. Diese Zahlen brauchen Sie später, um den Nutzen einer Änderung einzuschätzen.

Medienbrüche markieren

Markieren Sie in Ihrer Liste jede Stelle, an der eine Angabe die Form wechselt: vom Papier ins Programm, aus einer E-Mail in eine Tabelle, von einem Programm in ein anderes. An diesen Stellen wird übertragen, und dort entstehen Tippfehler und Wartezeiten.

Fragen Sie bei jeder Markierung: Muss die Angabe hier überhaupt noch einmal erfasst werden? Oft liegt sie schon an anderer Stelle vor und müsste nur weitergereicht werden.

Ein naheliegender Anfang: der Rechnungseingang

Für viele Betriebe bietet sich der Eingang von Rechnungen an, weil sich hier gerade die Regeln ändern. Eine elektronische Rechnung ist laut § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine Rechnung als PDF oder auf Papier gilt danach als sonstige Rechnung.

Zwischen Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind, ist die Rechnung grundsätzlich als elektronische Rechnung auszustellen (§ 14 Abs. 2 UStG). Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen: Bis zum 31.12.2026 dürfen weiter Papierrechnungen und, wenn der Empfänger zustimmt, Rechnungen in anderen elektronischen Formaten wie PDF verschickt werden, für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr die dort genannte Grenze nicht überschritten hat, bis zum 31.12.2027 (§ 27 Abs. 38 UStG). Empfangen können müssen elektronische Rechnungen nach Angaben der IHK dagegen schon seit dem 01.01.2025 alle Unternehmen; für den Empfang dürfte zunächst ein E-Mail-Postfach ausreichen.

Für den Ablauf heißt das: Eine elektronische Rechnung enthält ihre Angaben als Daten. Wer sie heute noch ausdruckt oder abtippt, kann diesen Schritt mit einer passenden Buchhaltungs- oder Belegsoftware einsparen. Welche Pflichten im Einzelnen für Ihren Betrieb gelten, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Klein umstellen, dann vergleichen

Ändern Sie zuerst das, was ohne großen Aufwand geht: eine Funktion im vorhandenen Programm einschalten, eine Vorlage anlegen, eine Liste abschaffen, deren Inhalt schon anderswo steht. Erst wenn das nicht reicht, kommt neue Software ins Spiel.

Nach einigen Wochen schreiben Sie den Ablauf noch einmal auf und vergleichen mit der ersten Fassung. So sehen Sie, ob sich wirklich etwas verbessert hat, und haben eine Grundlage für den nächsten Ablauf.

Kurz geprüft

• Ist ein einzelner Ablauf ausgewählt, der oft vorkommt?
• Steht jeder Schritt mit Person, Werkzeug, Dauer und Häufigkeit auf dem Papier?
• Sind die Stellen markiert, an denen Angaben übertragen werden?
• Ist geklärt, wie elektronische Rechnungen im Betrieb ankommen und weiterverarbeitet werden?
• Gibt es einen Termin, an dem der Ablauf erneut angesehen wird?

Wer dabei Unterstützung möchte: Beim IT-Check von ARENJA werden Programme und Abläufe vor Ort angesehen, die Digitalisierungsberatung nimmt einzelne Abläufe genauer auf.